Auditorias Contables: ¿cuándo contratarlas?

En otra oportunidad, nos referimos a las auditorias contables como beneficiosas al momento de remover al Administrador. En esta ocasión, analizaremos un poco más qué implica una auditoria externa, qué ventajas tiene y qué requerir al momento de contratarla. 

La auditoria contable es una tarea que desempeña un profesional y que, según la cantidad de material a auditar, puede tener un costo excesivo. Por esta razón, lo que se recomienda es convocar a una Asamblea y pedirles a quienes realizan este servicio que comenten un poco cómo será la auditoria, qué implica, cuánto tiempo demora, el costo, etc. 

Muchas veces ocurre que, tras pedir algún propietario una auditoria externa, el Administrador accede y contrata por su cuenta este servicio, sin realizar ninguna Asamblea. El costo resulta muy oneroso y recién en una Asamblea posterior, se vuelcan las conclusiones, como también, varios reclamos por el mal proceder de quien es el representante legal del Consorcio. 

Debemos recordar que la relación entre el Administrador y los copropietarios es un mandato, pero la confianza es la base de la contratación, que bien sabemos, es voluntaria. Una auditoria puede afirmar esa confianza y también, la actuación profesional del Administrador, o destruirla. 

La contratación de una auditoria es una medida excepcional, decidida en Asamblea, por las mayoría que fije el reglamento, sino, mayoría simple, y se deberá determinar: 

- Quién será el encargado de buscar candidatos para que realicen esta labor. 

- Qué rango de precios se pueden manejar para esta erogación. 

- Tiempo en que se deberá realizar, por ejemplo, a partir de esa Asamblea hay "x" cantidad de días para que esto se materialice y no se dilate.

- A quién se deberá entregar el informe final. Puede ser algún integrante del Consejo de Administración o un propietario con copia para el Administrador. 

¿Qué ventajas tiene contratar una auditoria? 

Como dije anteriormente, puede reafirmar la labor del Administrador y la confianza que tiene el Consorcio, como también, ser una excelente carta de recomendación. 

A su vez, quien no tiene inconvenientes en ser auditado y sigue los pasos correctos para que esto se lleve a cabo, refleja que no sólo es un buen administrador sino que también, no hay nada para ocultar. 

El Consorcio se queda tranquilo que de todo se desenvuelve normalmente, o dentro de las posibilidades que brinda la economía de todos, y el Administrador se asegura, quizá, la renovación de su mandato. 

Obviamente, en los casos en que el Administrador maneje irregularmente los fondos del Consorcio, también resulta una buena causa para no renovar el mandato y pensar en buscar a otra persona. 

¿Qué procedimiento se debe seguir al poseer el informe final? 

Corresponde que una vez que se puso a disposición de quienes auditarán el Consorcio toda la documentación que avale los estados contables que mensualmente se presentan a cada propietario, se realice un informe integral, es decir, no sólo un informe contable sino también, ciertas recomendaciones a seguir para mejorar la gestión, si es procedente. 

Una vez que se posee ese informe, se deberá convocar a una Asamblea y, presentes los propietarios, auditores y el Administrador, volcar las conclusiones. De esta Asamblea pueden derivarse distintas decisiones que afectarán al Consorcio. Por tal motivo, es imprescindible que tanto el Administrador como todos los propietarios tengan acceso al informe para hacer las observaciones necesarias. 

La ley 3254 de la Ciudad de Buenos Aires establece en su artículo  9, inciso i, establece: 

"La gestión del Administrador de Consorcios de Propiedad Horizontal debe, siempre que la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria lo disponga, ser auditada contablemente y acompañada de un informe de control de gestión realizados por Profesionales de Ciencias Económicas.

De igual forma, la Asamblea Ordinaria o Extraordinaria podrá disponer la realización de una auditoria legal a cargo de un Profesional del Derecho.

Para lo dispuesto en los párrafos anteriores se deberá observar que los profesionales posean matrícula habilitante en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires y su firma estar legalizada de acuerdo con la normativa correspondiente."

Como conclusión, se puede decir que las Auditorias son una arma más con las que cuenta el Consorcio para asegurarse un derecho fundamental: INFORMACIÓN. 

Las liquidaciones de expensas no siempre reflejan la realidad económica del Consorcio. Por eso, una auditoria puede ser contratada al finalizar el mandato de un Administrador o durante el mismo. 

¿Qué requerir al momento de una auditoria? 

- Si el precio nos resulta accesible, se puede solicitar un informe, por ejemplo, a presentar en la Asamblea donde se hace la propuesta, sobre en qué puntos o temas se focalizará el servicio. 

- Qué tiempo demorará esto, considerando la cantidad de unidades funcionales, empleados, etc. Por lo general, son 40 días hábiles. 

- La forma de pago. 

Como siempre, espero este artículo les haya sido útil para entender un poco más sobre las auditorias contables. Esperando sus comentarios, me despido de todos ustedes, mis fieles lectores!