Durante el período de Aislamiento Social Preventivo y Obligatorio (ASPO), decretado por el Poder Ejecutivo Nacional por el DNU 297/2020 y sus sucesivas prórrogas debemos permanecer en nuestros hogares, a menos que nos encontremos exceptuados por nuestra actividad y al sólo efecto de cumplir dicha actividad podemos transitar por la calle. Por dicho motivo las reuniones de consorcio están limitadas para realizarse de manera presencial, ya que al no ser una actividad esencial, ni una actividad exceptuada, se incumpliría con el A.S.P.O.
Dado que durante el período que dure el aislamiento, se han limitado las reuniones de copropietarios presenciales, la Disposición N° 3778/DGDYPC/20, emitida por la DIRECTORA GENERAL DE DEFENSA Y PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR de GCBA (Autoridad encargada por Ley 941 y Decreto Reglamentario 551/10) indica que las asambleas de consorcio sólo podrán realizarse bajo las siguientes modalidades:
1.- Convocatoria: Por decisión de la mayoritaria de los consorcistas o ante cuestiones que resulten de naturaleza improrrogables.
2.- Modalidad: En caso de no poder cumplir con el distanciamiento obligatorio entre las personas, sólo se admite la celebración de las Asambleas por la modalidad a distancia. Esto quiere decir que se celebrará mediante el uso de una plataforma o canal digital que posibilite el derecho de participación y voto de los integrantes del Consorcio.
3.- Conservación de la Asamblea: El administrador debe conservar en soporte digital la grabación de la asamblea en un medio o plataforma segura.
4.- Acta en el Libro: Deberá volcarse el acta correspondiente a la reunión en el Libro de Actas. dicha acta deberá cumplir con todos los requisitos previstos en la normativa vigente, por ello será firmada por el Administrador. Respecto de las firmas de los copropietarios presentes, se dejará constancia que los propietarios designados firmarán el acta una vez que se levante el A.S.P.O.
5.- Comunicaciones: Las decisiones tomadas en la reunión, serán comunicadas a los propietarios ausentes, a fin de que puedan ejercer sus derechos en los términos del artículo 2060 del Código Civil y Comercial de la Nación.
6.- Reglamento: El Reglamento debe preveer que las asambleas puedan celebrarse de manera virtual. Por ello, en caso de no encontrarse previsto, será necesaria la reforma del estatuto (en el caso de que quieran adoptar, una vez pasado éste período, la Asamblea Virtual como modalidad) en tal sentido para la validez de las reuniones así celebradas. No obstante, durante la vigencia del A.S.P.O. dicha exigencia no será requerida por considerarse una situación excepcional, pudiendo celebrarse válidamente.
7.- Temas que pueden tratarse: La designación o remoción de administrador, la aprobación de su rendición de cuentas, el presupuesto para el ejercicio siguiente, temas de interés consorcial, personal del consorcio que resulten improrrogables, la reforma del Reglamento de Propiedad Horizontal, entre otros.
Ante la necesidad de asegurar los derechos de todos los consorcistas, consideramos indispensable la presencia de un escribano que atestigue la concurrencia de los vecinos, las deliberaciones y las decisiones que allí se resuelvan. Especialmente, si en la Asamblea se resolverá la designación de administrador, o la renovación en el cargo del ya designado, a efectos de cumplir con la protocolización.
Las modalidades que existen para atestiguar una Asamblea de consorcio con la presencia de un escribano son dos:
>> 1) Certificado de actuación remota:
El Colegio de Escribanos de Capital Federal reglamentó los Certificados contemplados en el art. 96 de la Ley 404 y habilitó a los escribanos de dicha demarcación a expedirlos de forma remota. Se lo denomino Certificado de Actuación Remota, y consiste en un documento notarial totalmente digital, mediante el cual el escribano se encuentra presente en la videollamada y constata todo lo ocurrido en la Asamblea de Consorcio, de lo que dejará constancia en el certificado que emita.
Esta herramienta tecnológica, además de poder ser empleada en numerosos casos también es aplicable a la celebración de la Asamblea de propietarios. Tiene la ventaja de ser económica (ya que los gastos son menores a los de una certificación en soporte papel), ágil (ya que de forma casi inmediata se emite el documento notarial), ahorra tiempos (ya que la gente no tiene que trasladarse a la reunión de consorcios o enviar carta poder para que otro asista) y es gratuita la verificación de autenticidad (ya que entrando al sitio web del Colegio de Escribanos de Capital Federal puede consultarse la emisión del documento de forma gratuita).
Debe tenerse en cuenta que estos certificados constituyen un medio probatorio de autenticidad de la existencia de la celebración de la reunión, en los términos del art. 314, primer párrafo del CCCN. Sin embargo, es limitada la constatación sólo a las resoluciones adoptadas. NO podrán dejarse manifestaciones de los presentes en la reunión.
Se recomienda la utilización de un certificado remoto para las siguientes Asambleas: asambleas donde no se realice designación, renovación o remoción del administrador; aquellas en las cuales las decisiones se tomarán por unanimidad por encontrarse de acuerdo todos los propietarios; asambleas cuyo administrador sea uno de los copropietarios y no requieran los presentes dejar constancias de sus manifestaciones.
>> 2) Escritura Pública:
En este caso, la modalidad es la tradicional Acta en soporte papel, siendo ésta acta una escritura pública. Las ventajas de la matricidad están dadas por su conservación en el tiempo, ya que ante su extravío puede solicitarse la expedición de una nueva copia en su reemplazo.
En el caso de celebrar el acta por escritura, existirá un único encuentro entre el administrador y la escribana a los efectos de otorgar el requerimiento. Esto es, el administrador va a firmar la escritura en la cual le requiere a la escribana su presencia en la reunión a celebrarse virtualmente indicándole los datos para ingresar a la reunión. Este requerimiento debe hacerse previo a la celebración de la Asamblea, pero siempre dentro del mismo día, ya que de hacerlo en un día diferente, la escribana deberá autorizarlo en una nueva escritura, lo que acarrea mayores costos.
Se recomienda el otorgamiento del acta por escritura pública ante los siguientes supuestos: la designación, renovación o remoción del administrador, ya que muchos organismos piden que el acta se encuentre protocolizada; en el caso de que los copropietarios quieran dejar constancias o manifestaciones propias de ellos en el texto de la escritura, en el caso de rendición de cuentas del administrador así puede dejarse constancia en la escritura de las preguntas y respuestas o devoluciones del administrador en éstos puntos.
>> Cuestiones en común de ambos supuestos:
La Asamblea es desarrollada mediante videoconferencia, utilizando una plataforma que cumple con los requisitos detallados anteriormente. El host o anfitrión de la reunión debe ser el Escribano, a efectos de poder grabar la reunión y conservarla. En caso de que no fuere el anfitrión, tendrá que contar con autorización del anfitrión para grabar la reunión. En el caso del Certificado remoto, la grabación y conservación lo requiere la normativa que lo reglamenta y, en el caso de la escritura, se agrega tanto al protocolo, como a la Primera Copia que se expida, un DVD con la grabación de la reunión.
Celebración de la videoconferencia:
1er paso: En la convocatoria a la Asamblea, se comunicará la vigencia de la normativa, se informará que la Asamblea se realizará de forma remota mediante videoconferencia, se informarán los puntos del orden del día respecto de los cuales se indicará si consiste en un tratamiento de un tema impostergable, se indicará cual es el medio digital elegido para la celebración de la Asamblea los datos para acceder a la reunión; día y hora de la reunión.
2do paso: Todos los copropietarios, la administración y la escribanía deberán instalar en la computadora o en el celular la aplicación mediante la cual se celebrará la Asamblea. En el caso de ser representante de una sociedad o apoderado, deberá tenerse a la vista las constancias que justifiquen su representación, a menos que esté registrado en el libro de propietarios o que por unanimidad de los presentes se resuelva su admisión a participar.
3er paso: Se dará comienzo a la videoconferencia y se le requerirá al ingreso de cada participante que conecte su videocámara y su audio e indique: La unidad que representa, piso y departamento, su nombre completo y apellido, su DNI, en que carácter interviene y, en su caso, exhiba la documentación con la cual acredite la representación.
4to paso: La escribana indicará a los participantes que está presente en tal calidad, que se está labrando acta notarial de lo que suceda en la reunión, y dejará constancia de que procederá a grabar la videoconferencia para su resguardo.
5to paso: Se dará comienzo a la reunión indicando cual es el quorum presente y si hay quorum suficiente para tomar decisiones en la Asamblea que se presencia, o las decisiones que se tomen serán a modo de propuesta, supuesto en el cual se procederá de acuerdo al art. 2060 CCCN.
6to paso: Se tratarán los puntos del orden del día. Presidirá la asamblea el administrador o el copropietario designado en la reunión. A los efectos de una celebración ordenada, quienes deseen hablar deberán pedir la palabra al presidente. Así se procederá con la totalidad de los puntos del orden del día.
7mo paso: Finalizado el tratamiento de los puntos del orden del día, la escribana manifestará: que se da por terminada la constatación; que la misma fue grabada para su conservación; indicará si durante el desarrollo de la reunión se modificó el quorum; dejará constancia de todo aquello que el requirente le indique es de su relevancia.
La escritura acta de la reunión quedará en poder de la administración, debiendo solicitarle los propietarios interesados una copia de la misma.
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Autora: María Fernanda Muntaner.
Email: fmuntaner@muntaner.com.ar
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