#5 Tips para la Convocatoria, Realización y Notificación de una Asamblea.

#5 Tips para la Convocatoria, Realización y Notificación de una Asamblea.


1 Comentario

Las Asambleas son el alma de todo Consorcio, en las cuales se toman (o proponen) decisiones que afectan a todos sus integrantes. De mi parte, detesto las Asambleas. Son aburridas y cuando querés intervenir y decir que algo está mal (sabiendo que es así) te contestan "¿Y vos qué sabés?" o "Acá siempre se hizo así" (mal, pero bueno....), además de que parecen eternas. Sin embargo, no se puede negar que tienen un peso trascendental, y por ese motivo, hay que hacerlas bien (para no perder el tiempo, claramente). Empecemos: 


#1. - ¿Cómo se hace una CONVOCATORIA para una Asamblea? 

Normalmente, quien la redacta es el Administrador y la misma debería contener: 

a) Lugar, fecha y hora de la realización. 
b) Orden del día. 
c) Hora estimativa de finalización. 
d) Carta poder simple para las representaciones. 


El GRAN PROBLEMA de las convocatorias es que muchos dicen "nunca me llegó" y el Administrador responde que "nosotros la enviamos" o "la pasamos por debajo de la puerta" y con eso, parece.....ya es suficiente. Lamento decir que NO LO ES. 

Las convocatorias deben respetar los plazos previos establecidos en el Reglamento de Propiedad pero además, el orden del día debe estar redactado claramente y no tener "temas varios" por que en ellos pueden incluirse decisiones (o propuetas) que son de vital importancia y su enunciación no es clara. 

La notificación está a cargo del Administrador, por consiguiente, no es excusa ni justificación decir "yo la entregué" sino que hay que probarlo y para eso es necesario que se tome el tiempo de ir a cada departamento a entregar en mano la convocatoria, firmando en una planilla la recepción, aclarando quién la recibe. 

Me podrán decir que ésto en un Consorcio de pocas unidades funcionales no hay problemas, pero en uno más grande....bueno....la tarea quizá lleva más tiempo pero es el mismo trabajo. ¿Se entiende? Lo que falta, en ese caso, son ganas de hacerlo. 

Una vez que la convocatoria fue entregada a quien viven en la UF (ya sea el propietario o el inquilino) y salvo que el propietario haya constituido un domicilio especial para que le llegue esa notificación, NO HAY EXCUSAS. A partir de acá, asistir depende de cada uno y NO ES OBLIGATORIO pero sí NECESARIO. 


#2.- ¿Cómo se procede en el momento de la Asamblea? 

Si resulta que en el día y horario de la Asamblea que se convocó bajan 3 propietarios (siendo muchos más) no hay que desesperarse por eso, sino saber cómo actuar. Lo primero que se hace es firmar la asistencia al margen del libro de actas y aclarar si es con poder y a qué unidad funcional pertenece. 

A partir de la reforma del Código Civil en el 2015, es OBLIGATORIO llevar a cada Asamblea el LIBRO DE ACTAS y el LIBRO DE REGISTRO DE FIRMAS, el cual debe actualizarse periódicamente. 

¿Para qué sirve éste libro? Es simple. Cada propietario, al momento de firmar, exhibe su documento de identidad y la escritura pública de su departamento. De esa manera, en cada Asamblea, nos aseguramos que quienes estén presentes sean REALMENTE propietarios. Eso es lo que le da su legalidad a la Asamblea. 

El Administrador, entonces, debe actualizar el libro y actúa como una especie de escribano (sin serlo) por que es quien coteja las firmas que están en el libro con las que se plasman en el libro de actas o se presentan en los poderes simples. 

Una vez que tenemos éste paso listo, hay que redactar el acta....

#3.- ¿Qué puntos son importantes en la redacción del encabezado del acta?

En la mayoría de las Asambleas a las que pude asistir, pocos propietarios (y hasta algunos Administradores) no tenían IDEA de cómo redactarla y la hacían "así nomás", omitiendo detalles importantes y escribiendo lo que se les ocurría, haciéndola TOTALMENTE impugnable (si alguno deseaba hacerlo). 

No puede faltar la fecha de celebración de la Asamblea, el lugar en el que se está haciendo (por ejemplo, Ciudad Autónoma de Buenos Aires) y quienes están reunidos. Quedaría algo así: 

"A los ..... días del mes de ....... del 2020, los propietarios integrantes del Consorcio sito en la calle/avenida ....... n° ........ de la localidad ........, que habiendo firmado su asistencia en el margen de la presente acta, se constituyen para celebrar la presente Asamblea (Ordinaria/Extraordinaria), a fin de deliberar y resolver el siguiente ORDEN DEL DÍA:..."

Por otro lado, el orden del día debe transcribirse TAL CUAL se envió en la convocatoria y no puede tener temas que no sea CLAROS, es decir, que den lugar a que no se sabe de qué se hablará en ese punto. No puede contener TEMAS VARIOS, por ejemplo, ya que se entiende que quien recibe la convocatoria, en base a lo que lee, decide (supongamos...) si lo que se resolverá le interesa o no y por ese motivo asiste o no. Incluir "temas varios" no está permitido por la seguridad jurídica que ese acto debe contener hacia quienes asisten y para los ausentes. 

Nunca deben faltar 3 puntos en el ORDEN DEL DÍA: 

a) Declaración de legalidad de la Asamblea;
b) Designación del Presidente y el Secretario de Actas;
c) Designación de 2 propietarios para firmar el acta. 

En el punto a) se debería poner como texto: 

"Al momento de la firma de la asistencia en el margen izquierdo del acta, el Administrador constata que los firmantes son actuales propietarios, según consta su firma en el Libro de Registro de Firmas, y los poderes simples presentados están debidamente completados y firmados por los propietarios que otorgaron dicho poder, quedando constituida la presente Asamblea a las .....hs con los presentes."

En el punto b) hay que fijarse en el Reglamento de Propiedad quiénes pueden ser Presidentes, ya que algunos determinan que PUEDE SERLO el Administrador o un Propietario y otros QUE DEBE SERLO el Administrador o el propietario con mayor edad presente en esa Asamblea. Es cuestión de revisar éste punto previo a realizar la Asamblea. Lo mismo ocurre para la elección del Secretario de Actas. Los Reglamentos de Propiedad pueden dar la opción de que sea el Administrador quien la redacte (o que impongan ésto) pero, en mi opinión, si se puede elegir, es preferible que lo haga un propietario. Quedaría redactado de la siguiente manera: 

"Se designa como Presidente de la Asamblea al/la Sr/Sra (Nombre y Apellido completos) propietario/a de la unidad funcional n° ...... y como Secretario/a de Actas al/la Sr/Sra (Nombre y Apellido completos) propietario/a de la unidad funcional n° ......"

Por último, en relación al punto c), si se constató que quienes están presentes son todos propietarios o tienen el poder correspondiente, quienes sean elegidos deben quedarse hasta el final para plasmar su firma junto con la del Secretario de Actas. Quedaría redactado de la siguiente manera: 

"El Presidente de la Asamblea invita a los asistentes a designar a 2 propietarios para firmar el acta y, luego de una breve deliberación, se designan al/la Sr/Sra (Nombre y Apellido completos) propietario/a de la unidad funcional n° ..... y al/la Sr/Sra (Nombre y Apellido completo) propietario/a de la unidad funcional n° ......"

Una vez que tenemos el encabezado listo y el orden del día listo, pasamos a la etapa de deliberación y decisión (o propuesta de decisión >> ¿cómo?) que sería el siguiente punto a detallar en el acta. Veremos....

#4.- ¿Decisiones o Propuestas? Te explico BIEN la diferencia: 

Llegamos a éste punto y ya tenemos, al menos, una parte de la Asamblea plasmada en el Libro de Actas. Parecería ser que ya está todo y lo que sigue debe hacerse "lo más RAPIDITO POSIBLE" por que la mayoría SIEMPRE tiene algo más importante por atender, ¿verdad? Por hacer las cosas apuradas, se mandan grandes CAGADAS (y lo digo así, bien claro). 

Si bien la primera parte es meramente formal, cuando ya todo eso se plasmó de la manera adecuada, empezaríamos a deliberar los temas que, en definitiva, hacen que estemos ahí presentes y, según sea ese tema, se va a necesitar una mayoría para poder tomar una decisión que, si no se cuenta con ella, sólo es una "propuesta de decisión". 

Lo que acabo de decir no es un invento sino que surge del actual Código Civil y Comercial de la Nación en su ARTÍCULO 2060 que dice claramente que "la mayoría de los presentes puede proponer decisiones" y, al interpretar la normativa, llegamos a la conclusión de que si la mayoría NECESARIA no está, por ejemplo, los 2/3 del total para modificar el reglamento o remover al Administrador del Consorcio (ésto depende de cada Reglamento de Propiedad, ¡OJO!) entonces no podemos DECIR que tomamos una decisión sino que hicimos una propuesta. 

¿Y cuándo se tomará la decisión? Si la mayoría necesaria está presente, entonces en ese momento, sino en el paso siguiente una vez notificados a los ausentes. 

#5.- Notificaciones a los Ausentes. ¡Juntamos la Mayoría!

El artículo 2060 del CCyCN establece que dichas propuestas "...deben comunicarse por medio fehaciente a los propietarios ausentes y se tienen por aprobadas a los quince días de notificados, excepto que éstos se opongan antes por igual medio, con mayoría suficiente. El derecho a promover acción judicial de nulidad de la asamblea caduca a los treinta días contados desde la fecha de la asamblea", lo que significa que el Administrador DEBE enviar una fotocopia del acta ya sea por mail o en formato papel a quienes NO ASISTIERON a la Asamblea y al decir que es "fehaciente" debe ASEGURARSE que la recibió, es decir, que fue notificado. 

Muchos recurren a mandar una copia con las expensas del mes siguiente pero de ésta manera les están vedando el derecho de oponerse e impugnar judicialmente la misma, puesto que caduca a los 30 días de celebrada. Parece una pavada pero no lo es. 

Por otro lado, si el propietario no está de acuerdo, debe notificarle al Administrador por el mismo medio (hace una nota y se la lleva en mano o la manda por mail pidiendo que responda que la recibió) y esa será la forma de oponerse. 

En toda acta de asamblea, en la parte inferior, luego de la firma de los dos propietarios y el secretario de actas, el Administrador debe volcar a cuántas personas se les notificó y qué oposiciones se recibieron. No es un capricho mío, es lo que debe hacerse para dejar constancia de que, como mandatarios del Consorcio, cumplieron con las obligaciones que les impone la normativa vigente. 

En el caso de que NO HAYA OPOSICIONES, quienes no respondieron la notificación quedarán como que están a favor de la propuesta de decisión que se hizo y sumarán a los que votaron a favor, una vez trascurridos los 15 días de ser notificados.

>> BONUS EXTRA: 

¿Qué pasa con las Asambleas de Propietarios en éste contexto de pandemia? 

En ésta oportunidad quise hacer un artículo más extenso sobre cada paso a tener en cuenta para una Asamblea presencial, pero bien sabemos que actualmente eso no se puede hacer y, como bien analicé en otro artículo, las Asambleas virtuales son una opción, tomando ciertos recaudos para garantizar la transparencia y legalidad del acto jurídico. 

No olvidemos que el órgano de decisión es (y siempre será) la Asamblea de Propietarios, por consiguiente, el Consejo de Propietarios no podría adjudicarse esas facultades, salvo que el Reglamento de Propiedad se las otorgue, como bien entiende el artículo 2056 inciso "u" que establece que debe contener "facultades especiales del consejo de propietarios".

¿Qué opinás sobre ésto? ¡Dejame tu comentario! (No te olvides: los comentarios ANÓNIMOS no serán publicados).  

ACLARACIÓN: Todos los comentarios en éste blog son revisados y moderados. A partir del 01/05/2019 NO SE PUBLICARÁN COMENTARIOS "ANÓNIMOS". Se hará todo lo posible para contestarlos a la brevedad. Si te gustó éste blog, no olvides dejar tu recomendación en nuestro LIBRO DE VISITAS. Gracias!



1 comentario:

  1. Buenas Tardes, su excelente presentación, así como su preparación dan una muestra clara de los derroteros a seguir, es por esto, que se requiere todos los conocimientos y herramientas para que los Administradores logren su máximo cometido de ahí el que tengan una capacitación elocuente y constante.
    Mil gracias por la deferencia al tenerme en cuenta como participante, adelante con su labor Dra Maria Orueta.

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